Rewolucja cyfrowa w naszym kraju trwa. Papier ma zniknąć z urzędów, a zastąpi go system EZD RP, który jest już wdrażany w kolejnych lokalizacjach. Wiadomo, kiedy administracja publiczna ma przestać tonąć w papierach.
Depapieryzacja urzędów – kiedy polska administracja przestanie tonąć w papierach?
Już w marcu 2025 roku rządzący zapowiedzieli, że koniec papieru w urzędach może nadejść szybciej niż nam się wydaje. Jednym z głównych rozwiązań, jakie mają ułatwić proces „depapieryzacji” polskiej administracji, ma być bezpłatny system klasy EZD RP, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej.
Ministerstwo Cyfryzacji oficjalnie ogłosiło, że koniec papierowej dokumentacji w urzędach ma nastąpić z dniem 1 stycznia 2028 roku. System EZD RP jest tworzony i wdrażany wraz z NASK oraz COI i ma stać się fundamentem budowy dokumentacji w chmurze.
W siedzibie NASK odbyła się konferencja, podczas której zachęcano polskie instytucje do wdrożenia bezpłatnego systemu EZD RP oraz chmury SaaS. Jak zaznaczył podczas spotkania wicepremier Krzysztof Gawkowski, rozwiązanie to nie jest „systemem dla centrali”, a dla urzędników oraz obywateli i obywatelek, którzy chcą załatwiać formalności w szybki i prosty sposób.
Obecnie z systemu EZD RP korzysta już ponad 1,3 tysiąca jednostek administracji publicznej. Według szacunków Ministerstwa Cyfryzacji liczba ta ma podwoić się do czerwca 2026 roku. Rozwiązanie jest wdrażane m.in. w szpitalach, przedszkolach, bibliotekach, ośrodkach pomocy społecznej, ministerstwach, KRUS czy Kancelarii Sejmu.
System EZD RP zamiast papieru w administracji – dlaczego warto go wdrożyć?
Ministerstwo Cyfryzacji znalazło wspomina o 10 powodach, dla których warto wdrożyć EZD RP. Należy do nich:
- bezpieczeństwo,
- realne oszczędności dla samorządów i administracji publicznej,
- spójność i przejrzystość,
- zwiększenie efektywności działania urzędów,
- transparentność,
- możliwość zintegrowania z ePUAP oraz systemem e-Doręczenia, który stał się obowiązkowy w urzędach od 1 stycznia 2025 roku,
- połączenie z Archiwum Dokumentów Elektronicznych,
- możliwość wykorzystania sztucznej inteligencji m.in. do streszczenia sprawy czy przygotowania projektu odpowiedzi przez urzędnika,
- wsparcie lokalnych ekosystemów IT,
- elastyczność pod względem możliwości wdrożenia systemu lokalnie lub w chmurze.
Zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2028 roku każda jednostka administracji publicznej, zarówno rządowa, jak i samorządowa, zostanie zobowiązana do wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją.
