Opublikowana na łamach naszego serwisu informacja o eksperymencie, jaki przeprowadził Microsoft w Japonii, skracając czas pracy o dwie godziny, wywołała spore dyskusje na temat form zatrudnienia i optymalnej długości czasu pracy. W przeszłości, jako project manager i kierujący pracami kilku zespołów, wielokrotnie stawałem przed wyzwaniem zadbania o wysoką efektywność. Choć nie jest to temat stricte technologiczny, wywołuje spore zainteresowanie, dlatego postanowiłem podzielić się kilkoma spostrzeżeniami na temat tego, co wpływa na wydajność pracy i zadowolenie pracowników.
Współcześni przedsiębiorcy i menadżerowie odpowiedzialni za sprawne funkcjonowanie podległego zespołu nieustannie zmagają się z problemem budowy i utrzymania stabilnego, efektywnego zespołu ludzi, który sprawnie zrealizuje stawiane przed nim zadania. W tym celu prowadzą różne eksperymenty wpływające na motywację pracowników. Od podstawowych, powszechnie znanych świadczeń socjalnych, jak darmowe owoce i napoje, benefity finansowe i pozapłacowe po pilotażowe programy modyfikacji czasu pracy – jak omawiany przykład Microsoftu.
Przeprowadzony w Japonii przez giganta z Redmond eksperyment nie był pierwszym tego typu na świecie. Doświadczenia z sześciogodzinnym dniem pracy jako pierwsi prowadzili Szwedzi, którzy zebrali na ten temat więcej danych. Okazało się, że owszem, skrócenie czasu pracy, w pierwszej fazie eksperymentu, przynosiło wymierne korzyści. Pracownicy byli zadowoleni z otrzymania większej ilości czasu dla siebie, co motywowało ich do wytężonej pracy w ograniczonym czasie, przez co efektywność zespołów utrzymała się na niezmienionym poziomie, a czasem, paradoksalnie, rosła. Wszystko to przy większej oszczędności po stronie pracodawcy – krótsze godziny pracy biura to mniejsze wydatki na media czy środki higieny. Taki stan rzeczy utrzymał się jednak stosunkowo krótko.
Pracownicy szybko przystosowali się do nowej sytuacji, przez co początkowy wzrost zaangażowania wrócił do sytuacji sprzed zmiany i odpuszczonych dwóch godzin pracy dziennie zaczęło brakować. W obliczu zaistniałej sytuacji większość menadżerów wycofała się z realizowanego w ich zespołach pilotażu. Konkluzja jest prosta: skrócenie dnia pracy może przynieść korzyści, jednak głownie w początkowej fazie. Nie można jednak z góry deprecjonować takiego rozwiązania – istnieją branże i zawody, w których taki zabieg, na dłuższą metę, jest koniecznością. Mam tu na myśli, przede wszystkim, stanowiska pracy związane z dużą ekspozycją na negatywne czynniki psychiczne, zwłaszcza krytykę i stres, a także te wymagające wykonywania monotonnych czynności. Obie sytuacje w sposób znaczący przyspieszają wypalenie zawodowe, dlatego, by utrzymać zaangażowanie i powstrzymać rotację, należy czas pracy odpowiednio ograniczyć.
Skrócenie tygodnia pracy do 30 godzin nie jest jednak jedyną formą manewrowania czasem pracy pracowników, zmierzającą do wzrostu motywacji. Uważam, że czas pracy powinien być, przede wszystkim, dopasowany do warunków pracy na danym stanowisku. Rozważmy zatem kilka przykładowych form dopasowania czasu pracy do warunków rzeczywistych.
Zadaniowy czas pracy
Forma zadaniowego czasu pracy już od wielu lat obecna jest w polskim kodeksie pracy, jednak nie zyskała wybitnie dużej popularności, przede wszystkim dlatego, że jeśli któryś pracodawca decydował się na jej zastosowanie, to robił to tylko po to, żeby ograniczyć koszty wynikające z ewidencji i rozliczania czasu pracy. Takie podejście źle kojarzyło się pracownikom do tego stopnia, że pojawiły się nie całkiem prawdziwe komentarze mówiące o tym, że w rzeczywistości zadaniowy czas pracy oznacza dużo darmowych nadgodzin, pracę w weekendy itp. Owszem, faktycznie zdarzały się i zapewne zdarzają sytuacje złej woli pracodawców, jednak właściwie zastosowany zadaniowy czas pracy, co swoją drogą jest coraz częstszą praktyką, przynosi wymierne korzyści dla obu stron.
Można go stosować wszędzie tam, gdzie kluczowy jest efekt wykonanej pracy, a nie czas na nią poświęcony. Z pewnością nie sprawdzi się w obsłudze klienta, która w swej istocie wymaga określonej dostępności czasowej czy w pracy analityków, gdzie zadań będzie zawsze za dużo w stosunku do jakiejkolwiek normy czasu pracy. W zamian za to będzie idealny do wszelkich form pracy kreatywnej, chociażby dla programistów, grafików czy project managerów. Zatrudnieni na tych stanowiskach ludzie rozliczani są niemal wyłącznie z efektu końcowego, który pracodawca oczekuje osiągnąć w wyznaczonym terminie. To, ile czasu wymaga dane zadanie, jest więc kwestią drugorzędną. Pojawią się sytuacje, w których pracownik będzie mógł opuścić biuro po dwóch godzinach pracy, a innym razem spędzić w nim sporo więcej niż typowe 8 godzin. W takiej sytuacji nie ma sensu, by siedzieć bezczynnie przy biurku i patrzeć w monitor, kiedy można ten czas poświęcić rodzinie czy w dowolny inny sposób, po to, by być gotowym do dłuższego pozostania w pracy, gdy będzie to wymagane.
Z doświadczenia wiem, że to bardzo mobilizujący system zatrudnienia – w końcu im szybciej dany pracownik wykona swoje zadania, tym szybciej nastanie dla niego luźniejszy okres w pracy lub po prostu będzie mógł szybciej opuścić biuro.
Telepraca, praca zdalna
Do niedawna krytycy pracy zdalnej podnosili argumenty, że pozwala ona na kontrolę nad pracownikiem w takim stopniu, jak jego fizyczna obecność w biurze, a przede wszystkim utrudnia komunikację wewnątrz zespołu. Owszem, kiedyś tak było, jednak we współczesnych czasach oba argumenty po prostu przestały być aktualne. O braku kontroli nad pracownikiem nie może być mowy – zdecydowana większość zadań służbowych wykonywana jest w systemach z pełnym logowaniem czynności, dodatkowo niektórzy pracodawcy stosują dodatkowe zabezpieczenie w postaci nagrywania ekranu pracownika (tak, mają do tego prawo i nie ma w tym nic dziwnego – to tak, jakby pracować na tym samym open space co szef czy być kontrolowanym na stanowisku). Bezpieczeństwo dostępu do danych? Tunele VPN, szyfrowanie korespondencji i możliwość dowolnej konfiguracji pulpitów zdalnych wyjaśniają temat w sposób co najmniej wystarczający. Brak komunikacji w zespole? W czasach telefonów komórkowych, Slacka, Microsoft Teams czy Webexa problem nie istnieje.
Istnieje za to szereg zalet pracy zdalnej. Po pierwsze – oszczędność czasu po stronie pracownika nawet do dwóch godzin dziennie przeznaczanych na dojazd do siedziby firmy. Po drugie, praca w najbardziej komfortowych warunkach – własne biurko, domowa kawa, itp. Po trzecie, znacząca oszczędność kosztów po stronie pracodawcy – przestrzeń biurowa, zwłaszcza w centrach dużych miast, kurczy się co raz bardziej, a jej koszty sięgają horrendalnych kwot – praca zdalna to czysty zysk. Po czwarte – dbałość o środowisko. Brak konieczności dojazdu do pracy to mniej samochodów na drogach i mniej dwutlenku węgla i smogu w powietrzu. Proste? Bardzo.
Co naturalne, pracy zdalnej nie można zastosować nigdzie tam, gdzie fizyczna obecność pracownika jest po prostu wymagana. Odpada przy pracy fizycznej, konieczności bezpośredniego kontaktu z klientem czy dostępności sprzętu wymaganego do wykonywania czynności służbowych wyłącznie w siedzibie pracodawcy. Niemniej, w pozostałych przypadkach powinna być propagowana i stosowana wszędzie tam, gdzie pracownik nie musi fizycznie przychodzić do pracy.
Znaczne wydłużenie płatnych urlopów
Kodeksowe wymagania odnośnie płatnych urlopów wypoczynkowych to absolutne minimum. Coraz więcej pracodawców umożliwia korzystanie z pełnego – 26-dniowego prawa do urlopu wypoczynkowego już na starcie kariery zawodowej, co stanowi ukłon w kierunku młodych pracowników. Są jednak stanowiska wymagające pracy w ciągłym stresie i gotowości do szybkiej reakcji na dynamiczną sytuację w firmie, które bardzo szybko wyczerpują psychicznie pracowników. Tacy ludzie często, zwłaszcza w rozmowach prywatnych, mówią o tym, że chcieliby mieć wakacje takie, jak za czasów szkolnych czy studenckich. Dlaczego więc nie dać im takiego prawa? Świeży, wypoczęty pracownik, zawsze osiągnie lepsze efekty niż ten, który codziennie rano zmusza się do wyjścia z domu, po to, by przez jakiś czas dzielnie i uparcie znosić trudny ciężkiej psychicznie pracy, by niedługo wpaść w stan całkowitej apatii i zobojętnienia. Jeśli widać, że dany pracownik stracił zaangażowanie, przejawia symptomy wypalenia, szuka nowej pracy, a jego pozostanie jest kluczowe dla funkcjonowania zespołu, może warto mu pozwolić odpocząć kilka miesięcy, niż utracić go na zawsze.
I jeszcze słowo o premiach, tych realnych
Kolejną bolączką, z jaką zmagają się pracodawcy niemogący utrzymać stabilnych zespołów, są systemy premiowe opracowane w ten sposób, że dodatkowe wynagrodzenie, dla większości zespołu, jest nieosiągalne. Osobiście, a jeszcze częściej w rozmowach ze znajomymi, spotykałem się z zasadami rozliczenia wynagrodzeń, w których miesięczna podstawa była rażąco niska w stosunku do zakresu obowiązków, a wszelki dodatkowy zarobek, także ten umożliwiający swobodną egzystencję, zależny był od osiąganych efektów. Ponury standard, przede wszystkim w działach sprzedaży.
Niestety, w ten sposób to nie działa, a na pewno nie na dłuższą metę. Wynagrodzenie pracownika powinno być skalkulowane w taki sposób, by podstawa wynagrodzenia, po pierwsze, zapewniała godną i swobodną egzystencję, bez troski o najbardziej pilne potrzeby życiowe, po drugie, była adekwatna do rzeczywistego zakresu obowiązków pracownika. Z kolei system premiowy powinien działać w ten sposób, by doceniać zaangażowanie i aspekty, na których pracownik ma pełny wpływ, a uzyskiwane w ten sposób pieniądze mogły być przeznaczone na zupełnie inne cele niż te, z zachowaniem minimum egzystencji na rozsądnym poziomie.
Z doświadczenia wiem, że perspektywa realizacji, przy pomocy środków z premii, marzeń o ciekawej podróży zagranicznej, zakupie wymarzonych rzeczy czy powiększenia oszczędności znacznie bardziej motywuje pracowników niż sytuacja, w której ci troszczą się o przeżycie od wypłaty do wypłaty. Nic tak nie demotywuje jak wynagrodzenie nieadekwatne do wykonywanej pracy.
Co w tym technologicznego?
Przede wszystkim to, że to zwłaszcza dzięki nowej technologii, którą na co dzień opisujemy na Tabletowo, bariery przed udostępnianiem pracownikom alternatywnego rozliczenia czasu pracy czy pracy w określonym miejscu zostały złamane. Ze swojego doświadczenia chciałbym gorąco zachęcić menadżerów i przedsiębiorców, którzy – z tego co wiem – chętnie czytują nasz portal, do rozważenia w jaki sposób, wykorzystując nowe technologie, można uczynić swój zakład bardziej konkurencyjnym i efektywnym, przy okazji oszczędzając sporo pieniędzy dla siebie i zyskując w oczach pracowników i partnerów.
Inspiracja: kolega Łukasz Ryfka i jego artykuł
